Quando organizzi un contest, il regolamento è il documento più importante che devi redigere e stabilirà tutte le dinamiche dell’iniziativa.
In questo post ti elencherò i passaggi fondamentali per evitare di incorrere in errori e in pesanti sanzioni.
Precisiamo subito una cosa importante: non esiste un modello standard consigliato dal Mise, il Ministero dello Sviluppo Economico, ma si può redarre in forma libera, con l’accortezza però, che contenga tutti i dati ritenuti indispensabili. Ti elencherò i punti chiave che devi inserire nel tuo regolamento per renderlo stimolante per i partecipanti e a norma di legge.
Un concorso è una promessa al pubblico, unilaterale e non ricettizia. Cosa significa? Un’azienda promette che, al determinarsi di determinate condizioni, elargirà i premi che ha promesso di mettere in palio. Il regolamento evidenzia le REGOLE che il partecipante deve seguire per ottenere la possibilità di vincere i premi e impone all’azienda promotrice dei VINCOLI per garantire che tutti possano partecipare con le medesime possibilità di vincita e che i premi vengano poi effettivamente consegnati.
Partiamo ora dalle prime indicazioni che deve contenere un regolamento a norma di legge:
SOGGETTO PROMOTORE E SOGGETTO DELEGATO
Per prima cosa deve essere chiaro chi è il promotore del concorso. Ricorda che le manifestazioni a premio sono riservate alle aziende ed entità giuridiche iscritte alla camera di commercio, i privati infatti non possono organizzarli. Pensa ad esempio ad un influencer che organizza un contest online, per poterlo fare deve essere munito di partita iva, altrimenti sta promuovendo un’attività illegale senza garanzie per i partecipanti.
Ci possono essere poi associazioni tra imprese, più aziende che promuovono lo stesso concorso, ed imprese estere che vogliono organizzare un contest in Italia ed hanno necessità di un rappresentante fiscale, ma questi sono casi meno frequenti.
Chi è invece il Soggetto Delegato? È l’azienda che ti può supportare nel disbrigo di tutte le pratiche per l’organizzazione del concorso; questa materia può essere piuttosto complessa, il consiglio è quindi quello di farti affiancare da un’agenzia specializzata come 4contest. Trovi i dati nella descrizione.
NOME DELL’INIZIATIVA
Il nome che vuoi dare al concorso a premio. Fai una ricerca su google per verificare che non sia stato utilizzato di recente prima di inviare le pratiche. Verifica anche se è libero il corrispondente dominio, se ti può essere utile per creare un minisito dedicato al contest.
DURATA e AREA GEOGRAFICA
In questa parte devi indicare la durate del concorso che può essere al massimo di 1 anno.
Sconsiglio durate troppo brevi, sotto i 15 gg, perché i partecipanti devono avere il tempo di venire a conoscenza dell’iniziativa e potervi partecipare.
Fai riferimento nel regolamento anche alla data entro la quale verrà fatta l’eventuale estrazione finale e in quanto tempo verranno consegnati i premi. Il termine massimo è 180 giorni, ma cerca di essere molto più veloce.
Specifica anche l’area dove viene svolto il concorso, può essere ad esempio nazionale o regionale, o i punti vendita coinvolti.
A CHI E’ RIVOLTO
Ora dobbiamo specificare chi può partecipare, indicando se il concorso è rivolto ad un’utenza professionale o privata. Dopodiché devi specificare nel dettaglio chi può partecipare al concorso, ad esempio: tutti i clienti che entrano in un negozio fisico e che effettuino almeno un acquisto, oppure tutti i clienti di uno store e-commerce che spendano almeno 50 euro nel mese di Gennaio.
LIMITAZIONI PRODOTTI ACQUISTATI
Puoi decidere anche di far partecipare solo chi acquista determinati prodotti, ad esempio un determinato articolo nella grande distribuzione o solo chi acquista complementi d’arredo per la zona giorno in una catena di negozi d’arredamento, o una linea specifica di articoli del tuo catalogo online.
Oppure inserisci delle eccezioni, puoi partecipare se acquisti uno qualunque dei prodotti commercializzati dall’azienda ad accezione dei servizi aggiuntivi di assistenza e garanzia.
MODALITA’ DI SVOLGIMENTO (MECCANICA)
A questo punto devi dettare le regole di partecipazione che devono essere semplici ed incentivanti.
Evita complessità inutili, qualunque attrito nel processo di partecipazione porta ad un calo della redemption.
Indica come deve attivarsi il partecipante:
– Deve andare in un punto vendita;
– Deve acquistare su un e-commerce;
– Deve grattare la vernice su un coupon;
– Deve commentare un post su un social network;
– Deve recarsi su un sito internet dedicato.
Questi sono solo alcuni esempi di come si può attivare un partecipante che, in qualunque caso, non deve sostenere alcun costo, come ad esempio costringerli a chiamare un numero telefonico a pagamento.
Si potrà poi assegnare la vincita con:
– Instant Win;
– Voti su Social;
– Estrazione Finale;
– Giudizio Giuria;
– Scontrino Fiscale.
Questi sono solo esempi, le possibilità sono infinite, dettaglia al meglio nel regolamento la tua meccanica. Non deve esserci alcun spazio all’interpretazione e cerca di prevedere tutti i possibili casi che si potrebbero verificare. Ad esempio, una stessa persona può partecipare più volte?
NATURA E VALORE DEI PREMI
Come avrai già capito negli altri punti, anche e soprattutto nei premi dovrai essere preciso su quanto elargirai. Ricorda che il cliente non dovrà sostenere costi per ricevere il premio, come ad esempio le spese di trasporto e i costi di immatricolazione di un automezzo targato.
Dovrai elencare numero di premi, la tipologia precisa (modello iPhone con relativo codice prodotto) e il valore di mercato al netto dell’iva. Questo dato formerà quello che viene denominato MONTEPREMI dell’iniziativa.
Specifica anche tutto quello che non è compreso, ad esempio il trasferimento verso l’aeroporto nel caso di un viaggio e da quali aeroporti è possibile partire.
Ti faccio un esempio pratico, in occasione di un concorso con in palio una crociera, il Ministero ci ha chiesto di specificare i porti dove era possibile imbarcarsi, in quali date, il tipo di cabina (con o senza balcone) e tutti i servizi compresi nella vincita, come pranzi, cene, e tutto quello che era escluso (come le escursioni).
ESTRAZIONE PREMI
In base alla meccanica che avrai scelto per il tuo concorso, potresti avere necessità di fare un’estrazione alla presenza del notaio. Inserisci nel regolamento la data entro la quale verrà effettuata l’estrazione e come verranno contattati i vincitori. Il mio consiglio è di estrarre anche un paio di vincitori di riserva. Non hai idea di come possa essere difficile contattare tutti i vincitori…
ONLUS
Non sempre è possibile assegnare o consegnare i premi ai vincitori.
In ogni caso i premi non resteranno nelle mani della società promotrice ma saranno devoluti ad una Onlus che avrai scelto precedentemente.
Ricorda che non potrai elargire una somma in denaro corrispondente al premio alla onlus; cerca quindi onlus in sintonia con i premi messi in palio e che possano trarne un beneficio per la loro attività no profit.
I premi potranno essere:
– NON RICHIESTO —> Il partecipante non ha inviato i documenti richiesti per confermare la vincita o non lo ha ritirato nei tempi previsti;
– RIFIUTATO —> Il partecipante dichiara per iscritto di non accettarlo;
– ASSEGNATO —> Si considera assegnato, anche se non ritirato, un premio acquistato dal promotore e non più rimborsabile, quale un viaggio non fruito o un biglietto di qualche evento non ritirato al botteghino.
– NON ASSEGNATO —> Quando il partecipante non è correttamente identificato, ad esempio a causa di dati anagrafici incompleti o errati, o qualora il numero di partecipanti sia inferiore al numero di premi messi in palio.
CAUZIONE
Come già saprai occorre versare una cauzione del 100% a garanzia del montepremi stanziato, o con versamento diretto alla tesoreria di stato, o più frequentemente con copertura tramite fideiussione bancaria o assicurativa.
Dovrai poi inserire gli estremi della cauzione nel regolamento. Quindi affrettati nell’ottenimento della fideiussione, perché potresti dover ritardare la partenza del concorso per un ritardo nel rilascio della cauzione.
TRATTAMENTO DATI
Specifica come verranno trattati i dati dei partecipanti, il titolare e il responsabile del trattamento in base alla normativa GDPR e cerca di acquisire solo i dati strettamente necessari allo svolgimento del concorso o, previo consenso, quelli che ti potrebbero servire per iniziative di marketing future. Come sempre, meno dati richiedi e più alta sarà la partecipazione.
Ricorda infine di inserire nel regolamento il foro di competenza per eventuali reclami e di comunicare al Mise qualunque modifica dovresti essere costretto ad apportare, sempre tenendo presente che le modifiche possono essere solo migliorative per il partecipante e non peggiorative.
Infine, il regolamento va inviato al MiSe con il modello telematico PREMA CO/1 almeno 15 gg prima dell’inizio della manifestazione, insieme alla prova di versamento della cauzione.
E SIAMO ARRIVATI AL TIP DI OGGI
Nonostante l’esperienza maturata, mi stupisco sempre di come possano sempre nascere nuove casistiche ed interpretazioni nell’applicazione di un regolamento. In questo video ti ho dato tutte le informazioni essenziali, ma ti consiglio di rivolgerti ad agenzie specializzate come 4contest per evitare di commettere errori o di omettere dati obbligatori per lo svolgimento regolare della manifestazione a premio.
I contest sono un ottimo strumento di marketing, quindi non lasciarti scoraggiare da una complessità solo apparente e lancia al più presto il tuo concorso di successo!
DOWNLOAD
Visto che mi hai seguito fino ad ora, ti lascio in descrizione il link per scaricare gratuitamente LA CHECKLIST PER ORGANIZZARE UN CONCORSO A PREMIO A NORMA DI LEGGE
https://4contest.it/checklist
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https://www.youtube.com/@gianluca_testa
E ricordati… È vero che le vie del marketing sono infinite ma solo lo studio e l’esperienza ti faranno imboccare la più veloce e profittevole. Ciao, a presto!
Gianluca Testa
Marketing Consultant
Founder 4incentive.it, 4contest.it, MemoBrand.it
